Ketika Plakat Terlihat Sederhana, tapi Prosesnya Tidak
Dalam praktiknya, memesan plakat acara sering terlihat sederhana, namun bisa menjadi sumber revisi berulang jika tidak disiapkan dengan baik sejak awal. Bagi PIC acara, plakat bukan sekadar barang cetak, tetapi bagian dari representasi institusi dan bentuk penghargaan kepada penerima.
Artikel ini membahas secara rinci apa saja yang perlu diperhatikan PIC acara agar proses pemesanan plakat berjalan lebih tertata, minim revisi, dan sesuai dengan kebutuhan acara.
Revisi Bukan Masalah Desain, tapi Masalah Informasi
Revisi plakat umumnya terjadi karena ketidaksamaan pemahaman antara PIC, atasan, dan vendor. Beberapa kondisi yang sering terjadi di lapangan antara lain:
-
Informasi awal disampaikan secara lisan atau melalui pesan singkat
-
Detail penting baru muncul setelah desain pertama jadi
-
Atasan baru melihat bentuk visual di tahap akhir
-
Tidak ada satu versi final yang benar-benar disepakati
Situasi ini membuat vendor harus bolak-balik menyesuaikan desain, sementara PIC berada di posisi tengah yang cukup sulit.
Sebelum Menghubungi Vendor, Ini yang Perlu Disiapkan PIC
Sebelum menghubungi vendor, PIC sebaiknya menyiapkan informasi berikut secara tertulis. Langkah ini sering kali menjadi penentu apakah proses pemesanan plakat acara akan berjalan lancar atau tidak.
1. Memahami Konteks Acara agar Plakat Tidak Salah Arah
Informasi acara membantu vendor memahami konteks penggunaan plakat, sehingga desain dan komposisi dapat disesuaikan.
Yang perlu disiapkan:
-
Nama acara (lengkap, sesuai dokumen resmi)
-
Jenis acara (misalnya: pelantikan, seminar, kunjungan kerja, wisuda)
-
Institusi atau lembaga penyelenggara
Contoh:
Nama Acara: Seminar Nasional Transformasi Digital
Jenis Acara: Seminar formal
Penyelenggara: Fakultas Teknik Universitas XYZ
Dari informasi ini, vendor dapat menyesuaikan gaya visual agar tetap formal dan sesuai karakter institusi.
2. Menyusun Isi Plakat: Bagian yang Paling Sering Direvisi
Bagian ini adalah sumber revisi paling sering, sehingga perlu perhatian khusus dari PIC.
a. Judul atau Teks Utama Plakat
Judul biasanya berupa frasa seperti:
-
“Plakat Penghargaan”
-
“Ucapan Terima Kasih”
-
“Kenang-Kenangan”
Contoh penulisan:
Plakat Penghargaan
Atas Partisipasi dan Kontribusi dalam Kegiatan Seminar Nasional Transformasi Digital
PIC sebaiknya memastikan judul ini sudah sesuai dengan konsep acara dan tidak berubah-ubah.
b. Nama Penerima
Nama penerima harus ditulis lengkap dan akurat, termasuk gelar jika diperlukan.
Contoh:
Dr. Ir. Faizal Rahman, M.T.
Catatan untuk PIC:
-
Samakan penulisan dengan undangan atau rundown resmi
-
Hindari singkatan yang belum disepakati
-
Pastikan ejaan sudah benar sebelum diserahkan ke vendor
c. Jabatan dan Instansi Penerima
Bagian ini sering terlihat sepele, tetapi justru paling sering direvisi.
Contoh:
Direktur Teknologi Informasi
PT Nusantara Digital Solusi
PIC sebaiknya:
-
Mengonfirmasi jabatan terbaru
-
Menggunakan nama instansi resmi (bukan nama populer sehari-hari)
d. Tanggal dan Lokasi Acara
Tanggal biasanya bersifat opsional, tetapi sering diminta untuk dokumentasi.
Contoh:
Yogyakarta, 18 November 2026
Pastikan tanggal yang dicantumkan adalah tanggal pelaksanaan acara, bukan tanggal pemesanan.
3. Gambaran Teknis yang Cukup, Tanpa Harus Jadi Orang Produksi
PIC tidak perlu memahami detail produksi, tetapi gambaran umum sangat membantu vendor.
a. Ukuran Plakat
PIC dapat menyampaikan dalam bentuk perkiraan ukuran plakat.
Contoh:
Ukuran sedang, mudah dibawa saat serah terima
Vendor biasanya akan merekomendasikan ukuran yang sesuai.
b. Jumlah Plakat
Pastikan jumlah final sudah dihitung.
Contoh:
-
1 plakat utama untuk narasumber
-
3 plakat untuk tamu kehormatan
Kesalahan jumlah sering berujung pada pemesanan mendadak.
c. Batas Waktu Diterima
Lebih baik menyampaikan:
“Plakat sudah diterima maksimal H-2 acara”
daripada hanya menyebut tanggal acara.
Baca juga: 3 Aplikasi Mendesain Plakat Profesional untuk Pemula
Tidak Punya Desain Bukan Masalah, Asal Brief-nya Tepat
PIC tidak diwajibkan membuat desain. Yang lebih penting adalah menyampaikan konteks dan kebutuhan secara jelas.
Beberapa cara yang bisa dilakukan:
-
Mengirim contoh foto plakat dari acara lain sebagai referensi
-
Menjelaskan karakter acara (formal, sederhana, eksklusif)
-
Menyebutkan siapa penerima dan perannya dalam acara
Dengan pendekatan ini, vendor dapat menyiapkan desain awal yang relevan tanpa harus menebak-nebak.
Alur Kerja yang Lebih Rapi untuk Memesan Plakat Acara
Agar proses berjalan lebih rapi, PIC dapat mengikuti alur berikut:
-
Menyusun brief tertulis berisi informasi acara dan konten
-
Mengirim brief ke vendor
-
Menerima desain awal
-
Mengecek kesesuaian konten (bukan preferensi pribadi)
-
Mengajukan desain ke atasan untuk persetujuan
-
Menyampaikan revisi jika ada
-
Finalisasi dan produksi
Alur ini membantu membatasi revisi pada hal yang benar-benar perlu.
Pertanyaan Kecil yang Sebaiknya Dijawab di Awal
Sebelum desain difinalisasi, PIC sebaiknya memastikan:
-
Penulisan nama dan jabatan sudah final
-
Format teks telah disetujui atasan
-
Logo yang digunakan sesuai standar institusi
-
Tidak ada perubahan konten mendekati hari produksi
-
Jadwal produksi dan pengiriman sudah disepakati
Langkah ini sering kali menjadi pembeda antara proses yang lancar dan yang penuh revisi.
Pertanyaan yang Paling Sering Muncul dari PIC Acara
Apakah bisa memesan plakat tanpa file desain?
Bisa. PIC cukup memberikan informasi konten, konteks acara, dan referensi jika ada. Vendor biasanya akan menyiapkan desain awal berdasarkan informasi tersebut.
Bagaimana memastikan isi plakat tidak salah?
Pastikan seluruh teks berasal dari dokumen resmi dan sudah dikonfirmasi sebelum desain dibuat.
Apakah revisi pasti bisa dihindari?
Revisi tidak selalu bisa dihindari, tetapi dapat dikurangi jika brief dan alur persetujuan jelas sejak awal.
Apakah plakat harus selalu mencantumkan tanggal acara?
Tidak selalu. Tanggal bersifat opsional dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dokumentasi acara.
Menutup Pekerjaan Plakat dengan Lebih Tenang
Bagi PIC acara, memesan plakat acara bukan tentang memilih desain terbaik, tetapi tentang mengelola informasi dan proses dengan rapi. Dengan menyiapkan konten yang jelas, memberi brief yang terstruktur, dan memastikan alur persetujuan sejak awal, revisi berulang dapat dikurangi secara signifikan.
Pendekatan ini tidak hanya memudahkan vendor, tetapi juga membantu PIC menjalankan tugasnya dengan lebih tenang dan terkontrol.
