Sebagai Event Organizer (EO) perusahaan, kamu pasti paham betul gimana rasanya dapat proyek baru dari klien — apalagi kalau waktunya mepeT.
Ada rundown yang harus disusun, venue yang harus dicek, dan di antara semua itu... souvenir sering jadi hal terakhir yang baru terpikirkan.
Padahal, justru lewat souvenir itulah kesan acara sering bertahan paling lama.
Supaya kamu nggak panik di tengah deadline, berikut checklist lengkap yang bisa bantu kamu menyiapkan souvenir event perusahaan dari awal.
Kenapa Souvenir Penting dalam Event Perusahaan
Souvenir bukan sekadar pelengkap. Dalam dunia event korporat, ia bisa punya tiga fungsi utama:
-
🎁 Sebagai bentuk apresiasi – tanda terima kasih dari perusahaan kepada peserta, karyawan, atau mitra.
-
💼 Sebagai identitas dan branding – setiap logo dan warna mencerminkan karakter perusahaan.
-
📸 Sebagai kenangan yang bertahan lama – membuat peserta terus mengingat acara meskipun sudah selesai.
Kalau dipilih dan dirancang dengan baik, souvenir bisa memperkuat citra profesional EO dan perusahaan penyelenggara acara.
✅ Checklist Souvenir untuk EO Sebelum Produksi
Biar prosesnya lancar dan nggak banyak revisi di akhir, kamu bisa mulai dengan langkah-langkah berikut:
1. Tentukan Tujuan Souvenir
Tanyakan dulu ke klien:
-
Apakah souvenir ini untuk peserta umum, tamu VIP, atau karyawan internal?
-
Apakah tujuannya simbolis (plakat/piala) atau fungsional (merchandise/gift set)?
2. Pilih Jenis Produk yang Sesuai Tema Acara
Contoh yang umum digunakan:
-
Plakat → untuk acara penghargaan (awards, purna tugas, recognition)
-
Medali & piala → untuk kompetisi atau internal event
-
Miniatur custom → untuk peresmian proyek atau peluncuran produk
-
Merchandise fungsional → untuk seminar, workshop, dan gathering
Lihat rekomendasi produk terkait — Plakat | Piala | Medali | Souvenir Miniatur
3. Siapkan Desain dan Identitas Klien
Pastikan semua elemen brand sudah kamu punya dalam format digital:
-
Logo (AI, PNG, atau SVG)
-
Warna corporate
-
Font dan tagline
Kirim ke vendor agar desain sesuai citra perusahaan.
4. Tentukan Jumlah dan Anggaran di Awal
Komunikasikan jumlah kebutuhan sejak awal agar vendor bisa:
-
Menentukan bahan yang sesuai budget
-
Memberi estimasi waktu produksi yang realistis
5. Periksa Waktu Produksi dan Pengiriman
Idealnya, souvenir mulai diproduksi setidaknya 10–14 hari sebelum event.
Kalau waktu kamu sempit, pastikan vendor bisa menyesuaikan timeline produksi.
6. Lakukan Approval Desain
Selalu minta mockup digital atau foto contoh sebelum produksi massal.
Satu revisi di awal bisa menghemat banyak waktu di akhir.
7. Buat Timeline Internal
Tandai tanggal penting, seperti:
-
Batas desain final
-
Jadwal produksi
-
Estimasi pengiriman
-
Hari pengecekan akhir
💡 Pro tip: Simpan checklist ini sebagai template tetap untuk tiap event berikutnya.
Baca juga: 5 Masalah Umum EO Saat Memesan Souvenir dan Tips Menghindarinya
Tips Komunikasi dengan Vendor Souvenir
Kunci utama agar produksi berjalan mulus adalah komunikasi.
Berikut beberapa hal yang wajib kamu lakukan:
-
📋 Gunakan brief tertulis — hindari hanya lewat chat, sertakan jumlah, ukuran, bahan, dan deadline.
-
🖼️ Sertakan referensi visual — kirim contoh foto atau inspirasi dari acara sebelumnya.
-
⏱️ Diskusikan waktu produksi dengan jelas — tanyakan estimasi dan jadwal revisi bila diperlukan.
-
🔄 Jaga komunikasi dua arah — update berkala dari vendor bisa bantu antisipasi kendala sejak dini.
Inspirasi Souvenir untuk Event Perusahaan
Kalau kamu masih bingung mau pilih yang mana, ini beberapa contoh produk yang sering dipilih oleh EO dan perusahaan:
-
🏆 Plakat apresiasi – menonjolkan nilai pencapaian dan penghargaan
-
🏗️ Miniatur custom – cocok untuk peluncuran produk, gedung, atau proyek
-
🥇 Medali & piala – untuk program kompetisi atau penghargaan karyawan
-
🛍️ Merchandise fungsional – seperti notebook, tumbler, dan pin
“Kalau kamu masih ragu menentukan desain atau bahan, tim desain 1Souvenir bisa bantu sesuaikan dengan tema dan karakter acara kamu.”
Penutup: Siapkan dari Sekarang, Biar Acara Lancar Tanpa Drama
Souvenir yang tepat bisa memperkuat kesan acara dan menunjukkan profesionalitas EO di mata klien.
Dengan checklist ini, kamu bisa bekerja lebih tenang, terencana, dan fokus ke hal yang lebih besar: kesuksesan acara.
Kalau kamu butuh bantuan menentukan jenis souvenir, estimasi waktu, atau konsultasi desain, tim 1Souvenir siap bantu berdiskusi dan menyesuaikan kebutuhan event perusahaanmu.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Q1: Berapa lama waktu produksi souvenir event perusahaan?
Biasanya 5–14 hari kerja tergantung jumlah dan desain. Untuk event mendesak, konfirmasi lebih awal supaya jadwal bisa diatur.
Q2: Apakah bisa revisi desain sebelum diproduksi?
Bisa. Revisi dilakukan setelah mockup disetujui. Produksi baru dimulai setelah desain final dikonfirmasi.
Q3: Apakah bisa pesan souvenir dalam jumlah kecil?
Bisa. Untuk produk custom seperti plakat atau miniatur, jumlah kecil tetap dapat dilayani sesuai kesepakatan.
Q4: Apakah melayani pengiriman ke luar kota?
Ya, pengiriman dilakukan ke seluruh Indonesia dengan pengemasan aman dan estimasi waktu sesuai lokasi.
Q5: Kalau acara sudah dekat, apakah bisa dikebut produksinya?
Bisa, selama bahan tersedia dan desain sudah fix. Komunikasi cepat dengan tim vendor akan sangat membantu proses ini.
